Das Telefon klingelt. Sie stehen beim Kunden
Handwerk, Werkstatt, Agentur, Praxis: VOQEL nimmt jeden Anruf beim ersten Ton an, notiert das Anliegen, bucht Termine im Kalender und nimmt Angebotsanfragen vollständig auf – auch frühmorgens, in der Mittagspause und nach Feierabend.
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Eingehender Anruf · 09:12 · MobilBeispiel
Anrufer„Die Heizung tropft – wer kann kommen?“
Termin Do 8:00 gebucht1:12
Im selben Gespräch
- Adresse und Rückrufnummer notiert
- geprüft
- Angebotsanfrage aufgenommen
- an Meister
Drei Aufgaben am Telefon, ein Sprachagent
Eingehend · Kunden rufen an
Jeder Anruf angenommen und verteilt
VOQEL nimmt jeden Anruf beim ersten Ton an, fragt nach dem Anliegen und verbindet mit der richtigen Person – oder notiert alles vollständig, wenn niemand frei ist. Auch um sieben Uhr morgens und nach Feierabend.
Buchen, verschieben, bestätigen
Der Kunde nennt sein Anliegen, VOQEL schlägt freie Zeiten aus Ihrem Kalender vor und bucht verbindlich – mit Adresse, Rückrufnummer und Notiz für Monteur oder Berater.
Bedarf strukturiert aufnehmen
Statt „rufen Sie später nochmal an“ nimmt VOQEL die Anfrage vollständig auf: was gemacht werden soll, wo, bis wann und wie der Kunde erreichbar ist. Ihr Team kann sofort kalkulieren.
Eingehender Anruf
Kein verpasster Anruf
- Name, Nummer und Anliegen im Klartext notiert
- Dringendes direkt weiterverbunden, alles andere als Notiz
- Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt und Zuständigkeit sofort beantwortet
Eingehender Anruf
Termin in unter einer Minute
- Termin direkt im Kalender, keine Doppelbuchung
- Rückfragen zu Dauer, Anfahrt und Vorbereitung geklärt
- Verschieben und Absagen übernimmt der Sprachagent selbst
Eingehender Anruf
Anfragen ohne Nacharbeit
- Alle Pflichtangaben abgefragt – beim Rückruf fehlt nichts
- Objekt, Umfang und Wunschtermin im Klartext
- Anfrage landet als Notiz oder Ticket im System
Häufige Fragen aus dem Mittelstand
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.
Klingt das für unsere Kunden wie ein Anrufbeantworter?
Nein. VOQEL führt ein echtes Gespräch: fragt nach, versteht Zwischenfragen und bestätigt am Ende, was notiert wurde. Der Anrufer muss nicht auf einen Piepton warten.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
VOQEL weist im Gespräch darauf hin, dass ein digitaler Assistent spricht – das ist Pflicht. Trotzdem läuft das Gespräch so natürlich, dass viele den Unterschied zum Büro kaum bemerken.
Woher weiß VOQEL, welche Termine frei sind?
Aus Ihrem Kalender. Über die Anbindung sieht der Sprachagent freie Zeiten und Ihre Regeln – Arbeitszeiten, Fahrzeiten, Pufferzeiten – und bucht nur innerhalb dieser Grenzen.
Welche Anrufe erledigt VOQEL selbst?
Alles, wofür Sie Antworten, Regeln und den Zugriff auf Ihre Systeme freigeben, etwa Termine, Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt und Zuständigkeit oder die Aufnahme eines Auftrags. Was dazugehört, stimmen wir bei der Einführung mit Ihnen ab.
Was passiert bei mehreren Anrufen gleichzeitig?
Beliebig viele Gespräche laufen parallel. Morgens, nach Feiertagen und bei Störungswellen entsteht keine Warteschleife und kein Besetztzeichen.
Wie schnell sind wir startklar?
Die Standard-Pakete sind in unter einer Stunde eingerichtet: Rufnummer, Kalender, Gesprächsleitfaden, Testanrufe, Freigabe. Danach kommen weitere Fälle dazu, ohne dass die Technik neu gebaut wird. Im Enterprise-Paket richtet sich der Aufwand nach Umfang und Anforderungen.
Hören Sie einen Kundenanruf – mit Ihren Abläufen
In 30 Minuten zeigen wir, wie VOQEL Ihren Empfang übernimmt: Anruf annehmen, Anliegen notieren, Termin buchen – und was danach in Ihrem Postfach liegt.