Der KI-Telefonagent für Ihre Terminvereinbarung
Der KI-Telefonagent vereinbart Termine in einem einzigen Gespräch. Er schlägt freie Zeiten aus Ihrem Kalender vor, trägt den Termin nach Ihren Vorgaben ein und schickt die Bestätigung per SMS oder E-Mail. Auch Verschiebungen und Absagen klärt er am Telefon.
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Eingehender Anruf · TerminvereinbarungBeispiel
Anrufer„Haben Sie diese Woche noch etwas frei?“
VOQEL„Donnerstag um 10:30 oder Freitag um 15:00. Was passt Ihnen besser?“
Im Kalender
- Termin
- Do, 10:30
- Bestätigung
- per SMS
Terminabsprachen brauchen oft mehrere Anläufe
Zwischen dem ersten Anruf und dem festen Termin liegen häufig Rückrufe und E-Mails. Bis alles geklärt ist, vergehen Tage, und manche Kunden buchen in der Zwischenzeit woanders.
3×so viele Kontaktversuche braucht eine Terminabsprache, die nicht im ersten Telefonat zustande kommt.
So läuft eine Terminvereinbarung am Telefon
Anlass klären
Der Agent stellt sich vor und fragt nach dem Anlass des Termins.
Freie Zeiten vorschlagen
Er prüft Ihren Kalender und schlägt Zeiten vor, die zur Terminart passen.
Termin eintragen
Beim Bestätigen prüft er erneut und trägt den Termin ohne Doppelbuchung ein.
Bestätigung senden
Der Anrufer bekommt den Termin per SMS oder E-Mail, Ihr Team sieht ihn im Kalender.
Welche Zeiten angeboten werden, legen Sie fest
Terminarten, Dauer, Puffer und Zuständigkeiten bestimmen Sie je Person, Standort oder Ressource. Der Agent bietet nur Zeiten an, die diesen Vorgaben entsprechen. Ruft jemand wegen eines bestehenden Termins an, verschiebt oder storniert er ihn im selben Gespräch.
Was der KI-Telefonagent bei Terminen übernimmt
- Anbindung an Outlook, Microsoft 365 und Google Kalender
- Terminarten mit eigener Dauer, Puffer und Zuständigkeit
- Verfügbarkeiten je Mitarbeiter, Standort oder Ressource
- Erneute Prüfung beim Bestätigen gegen Doppelbuchung
- Termine am Telefon verschieben und absagen
- Bestätigung per SMS oder E-Mail
- Feiertage, Urlaube und Sperrzeiten berücksichtigt
- Viele Anrufe gleichzeitig, ohne Warteschleife
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.
Welche Kalender lassen sich anbinden?
Outlook über Microsoft 365 und Google Kalender, andere Systeme über eine Schnittstelle. Der Agent liest die freien Zeiten während des Gesprächs und trägt den Termin direkt ein.
Wie werden Doppelbuchungen verhindert?
Bevor der Agent einen Termin bestätigt, prüft er im Kalender erneut, ob die Zeit noch frei ist. Ist sie inzwischen vergeben, schlägt er eine andere vor.
Können Anrufer Termine auch verschieben oder absagen?
Ja. Der Agent findet den bestehenden Termin, bietet bei einer Verschiebung neue Zeiten an und trägt die Änderung im Kalender ein. Der Anrufer bekommt sie per SMS oder E-Mail.
Wie lange dauert die Einführung?
Meist ein bis zwei Wochen, je nach Umfang und Anforderungen. Sie geben den Kalender frei und nennen Terminarten und Regeln, wir richten den Agenten ein und testen mit echten Anrufen. Nach Ihrer Freigabe geht er live.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Alle Daten werden DSGVO-konform in der EU verarbeitet und gespeichert, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Zum Training von KI-Modellen nutzen wir sie nicht. Speicher- und Löschfristen legen Sie fest, Aufzeichnung und Mitschrift lassen sich ein- und ausschalten.
Was kostet die Terminvereinbarung mit KI?
Die Abrechnung stimmen wir individuell auf Ihren Anwendungsfall ab. In der Demo rechnen wir sie für Ihr Terminaufkommen konkret durch.
Terminvereinbarung in Ihrer Branche
- Verlage & MedienhäuserLeseproben, Opt-ins, Leserservice und Anzeigenannahme erledigt VOQEL direkt am Telefon.LeserserviceLeseproben und KurzabosOpt-in-GenerierungAnzeigenannahme
- Kleine & mittlere UnternehmenDer KI-Sekretär für Betriebe ohne feste Telefonzentrale: Er nimmt Anrufe an, bucht Termine und notiert Anfragen.TelefonzentraleTerminvereinbarungAngebotsanfragen
- Energie & VersorgerZählerstände, Tarifwechsel, Umzüge und Störungen nimmt VOQEL auf, prüft die Angaben und übergibt sie dokumentiert.Zählerstand aufnehmenUmzugsmeldungStörungsannahmeTarifwechsel-Kampagne
Sprechen wir über Ihre Terminvereinbarung
In 30 Minuten zeigen wir den KI-Telefonagenten an Ihrem Kalender und Ihren Terminarten und rechnen Ihren Fall durch.