Der KI-Telefonsekretär für Ihre Telefonzentrale
VOQEL nimmt die Anrufe in Ihrer Zentrale an, fragt nach dem Anliegen und stellt nach Ihren Regeln an die zuständige Stelle durch. Ist dort niemand erreichbar, kommt eine Rückrufnotiz mit Nummer und Zeitfenster per E-Mail.
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Eingehender Anruf · TelefonsekretärBeispiel
Anrufer„Guten Tag, kann ich Herrn Weber sprechen?“
VOQEL„Herr Weber ist bis 14 Uhr im Termin. Ich notiere Ihr Anliegen, und er ruft Sie zurück.“
Rückrufnotiz
- An
- Herrn Weber
- Rückruf
- heute ab 14 Uhr
Viele Anrufe scheitern schon an der Zentrale
Meist laufen alle Anrufe über wenige Personen in der Zentrale. Rufen viele zugleich an oder ist niemand am Platz, warten Anrufer lange oder legen auf.
62%der Anrufer versuchen es nach einem erfolglosen Anruf beim nächsten Anbieter.
So läuft ein Anruf mit dem KI-Sekretär
Anruf annehmen
Der KI-Sekretär meldet sich mit Ihrer Begrüßung und Ihrem Firmennamen.
Anliegen klären
Er fragt nach dem Anliegen und ordnet es nach Ihren Regeln einer Stelle zu.
Mit Übergabe durchstellen
Vor dem Verbinden schildert er Ihrem Mitarbeiter kurz, worum es geht.
Rückrufnotiz senden
Ist niemand erreichbar, gehen Anliegen, Nummer und Zeitfenster per E-Mail an sie.
Wer welche Anrufe bekommt, entscheiden Sie
Für jedes Thema legen Sie die zuständige Stelle fest und wann sie erreichbar ist. Fragt jemand nach einer bestimmten Person, wird direkt verbunden.
Was der KI-Telefonsekretär übernimmt
- Annahme rund um die Uhr, auch nach Feierabend
- Anliegen erfragen und nach Ihren Regeln zuordnen
- Direkt verbinden, wenn nach einer Person gefragt wird
- Kurze Übergabe an Ihre Mitarbeiter vor dem Verbinden
- Rückrufnotiz per E-Mail mit Name, Nummer, Zeitfenster
- Viele Anrufe gleichzeitig, ohne Warteschleife
- Gespräche auf Deutsch und in vielen weiteren Sprachen
- Anbindung an Telefonanlage, E-Mail und CRM
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja, der KI-Sekretär sagt im Gespräch immer, dass eine KI spricht. Das ist Pflicht. Das Gespräch bleibt trotzdem flüssig, weil er in unter einer Sekunde antwortet und sich jederzeit unterbrechen lässt.
Wer legt fest, welche Anrufe wohin gehen?
Sie nennen uns Themen, zuständige Stellen und Erreichbarkeiten. Wir richten die Regeln ein und passen sie an, wenn sich etwas ändert, etwa eine Zuständigkeit.
Lässt sich der KI-Sekretär an unsere Telefonanlage anbinden?
Ja, die Anbindung an Ihre Telefonanlage übernehmen wir bei der Einführung. Bei Bedarf binden wir auch E-Mail, CRM, Ticketsystem oder Kalender an.
Wie lange dauert die Einführung?
Meist ein bis zwei Wochen, je nach Umfang und Anforderungen. Wir klären mit Ihnen den Anwendungsfall, binden Ihre Systeme an und testen mit echten Fällen. Nach Ihrer Freigabe geht der KI-Sekretär live.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Alle Daten werden DSGVO-konform in der EU verarbeitet und gespeichert, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Zum Training von KI-Modellen nutzen wir sie nicht. Speicher- und Löschfristen legen Sie fest, Aufzeichnung und Mitschrift lassen sich ein- und ausschalten.
Was kostet der KI-Telefonsekretär?
Die Abrechnung stimmen wir individuell auf Ihren Anwendungsfall ab. In der Demo rechnen wir sie für Ihr Anrufaufkommen konkret durch.
Telefonsekretär in Ihrer Branche
- Verlage & MedienhäuserLeseproben, Opt-ins, Leserservice und Anzeigenannahme erledigt VOQEL direkt am Telefon.LeserserviceLeseproben und KurzabosOpt-in-GenerierungAnzeigenannahme
- Kleine & mittlere UnternehmenDer KI-Sekretär für Betriebe ohne feste Telefonzentrale: Er nimmt Anrufe an, bucht Termine und notiert Anfragen.TelefonzentraleTerminvereinbarungAngebotsanfragen
- Energie & VersorgerZählerstände, Tarifwechsel, Umzüge und Störungen nimmt VOQEL auf, prüft die Angaben und übergibt sie dokumentiert.Zählerstand aufnehmenUmzugsmeldungStörungsannahmeTarifwechsel-Kampagne
Sprechen wir über Ihre Telefonzentrale
In 30 Minuten zeigen wir den KI-Sekretär an Ihren Abläufen und rechnen Ihren Fall durch.